Borm Glastechniek
Samenvatting
Borm Glastechniek bespaard 3 FTE en behaalde binnen 5 maanden ROI. Ze groeien snel, maar lopen tegen de grenzen aan van versnipperde tools en handmatige processen. Met één geïntegreerd systeem heeft Borm Glastechniek grip op calculaties, foutafhandeling en overdracht, wat resulteert in rust, overzicht en schaalbare groei.
Van versnipperde tools naar grip op processen en groei
Borm Glastechniek is een familiebedrijf met een sterke focus op vakmanschap en kwaliteit. Het bedrijf is gespecialiseerd in het leveren, monteren en renoveren van isolatieglas voor zowel nieuwbouw- als renovatieprojecten.
Door de jarenlange ervaring en betrokkenheid groeide Borm Glastechniek hard door. Maar met die groei nam ook de complexiteit toe. Meer projecten, meer maatwerk en hogere eisen aan controle en oplevering.
De dagelijkse werkzaamheden draaien op een combinatie van losse systemen en tools zoals Excel, Adobe Reader en Snelstart. Dat werkte zolang de complexiteit en hoeveelheid beperkt bleef. Tegelijkertijd was er weinig ondersteuning bij toenemende complexiteit en samenwerking.
We groeien, maar wat nu?
De groei begon zijn keerzijde te laten zien. Calculaties bleven namelijk liggen, offertes werden niet altijd tijdig opgevolgd en fouten kwamen veel vaker voor. Metingen, bestellingen en controles vereisten steeds meer handmatige handelingen.
Het overzicht van het proces lag bij een klein aantal sleutelfiguren. Deze mensen wisten waar alles stond, hielden Excel-lijsten bij en lossen problemen op zodra ze zich voordoen. Dat werkt prima, mits ze natuurlijk beschikbaar zijn.
Toen begon Borm Glastechniek zich af te vragen:
Wat gebeurt er als we op deze manier blijven doorgroeien?
Het antwoord was een beetje ongemakkelijk. Want zonder verandering blijft de foutdruk toenemen en ontkomen ze niet aan het aannemen van meerdere extra medewerkers om het proces beheersbaar te houden.
Sparren met Softbear
Softbear stapt in als sparringpartner. We zijn meteen onderdeel van het team en denken mee vanuit de praktijk van Borm Glastechniek. Door onze expertise hebben wij in onze eerste paar sparringsessies al een ander perspectief ontdekt.
Wat als fouten niet achteraf zichtbaar worden, maar tijdens het proces? Wat als meerdere medewerkers tegelijk aan dezelfde calculatie kunnen werken? Wat als offertes, bestellingen en oplevering logisch op elkaar aansluiten, zonder dat daar handmatige overdracht plaatsvindt?
Dat zou Arjen ontzorgen en de mogelijkheid geven om zijn organisatie gericht aan te sturen. Zo verandert het zijn werkzaamheden van reageren op problemen naar gecontroleerd groeien, met behoud van kwaliteit en rust.
Oke, maar wat nu?
Het ontwikkelen van één geïntegreerd systeem blijkt de beste optie. Het is belangrijk dat in het systeem het volledige proces samenkomt: van calculatie en offerte tot bestelling, uitvoering, oplevering en facturatie.
"Hoe bouwen we gecontroleerd en behapbaar?"
- Arjen Borm
Softbear is onderdeel van de organisatie en het proces. Dit zorgt ervoor dat keuzes direct getoetst worden aan de dagelijkse praktijk. Het systeem wordt modulair opgebouwd, in nauwe samenwerking met meerdere medewerkers van Borm Glastechniek.
Elke fase wordt eerst uitgewerkt in klikbare prototypes, zodat vooraf duidelijk is hoe het systeem functioneert. Na de prototype fase is er binnen twee weken het eerste onderdeel in gebruik genomen. Hierdoor wordt de functionaliteit direct getest en aangescherpt in de praktijk.
Door vaste workflows, versiebeheer en het centraliseren van informatie wordt handmatige overdracht sterk verminderd en ontstaat er één bron van waarheid.
Wat is het resultaat?
Het nieuwe systeem brengt rust en overzicht in de organisatie.
- Ze besparen 3 FTE in de eerste periode.
- ROI binnen 5 maanden
- Significant lagere foutmarge door het wegvallen van handmatige overdracht.
- Sterk verbeterde interne communicatie.
- Volledige traceerbaarheid van elk maatwerk glasproduct van offerte tot facturatie.
- Calculaties die door meerdere medewerkers tegelijk kunnen worden ingevuld.
- Ingebouwd versiebeheer en procesbewaking.
- Waar Excel leidend was en controle veel tijd kostte, worden processen nu automatisch gevolgd en beheerst.
Softbear heeft ons veel tijd en hoofdpijn bespaard. Het vriendschappelijke, bijna familiaire blijft me bij. Het scheelt mij 3 arbeidskrachten. Zonder Softbear had ik die mensen nooit kunnen missen.
Ben jij dit ook?
Herken je deze situatie in jouw organisatie?
Plan een kennismakingsafspraak en ontdek of deze aanpak ook past bij jullie processen en groeiambities.
Gerelateerde cases
Ontdek meer inzichten over technologie en bedrijfsprocessen
Klaar voor meer grip op groei?
Plan direct een gesprek en we laten je zien waar je tijd, rust en groei terugwint.