Starlight Care

Starlight Care is een kleinschalige gehandicaptenzorgorganisatie in 's-Gravenzande. Charissa en Rogier richtten de organisatie in 2017 op en leveren zorg aan kinderen en jongeren met een fysieke of mentale beperking.

De uitdaging

Om de organisatie draaiende te houden werkte Starlight Care met vijf verschillende systemen. Medewerkers verwerkten hun administratie in het ene systeem en logden daarna opnieuw in bij het volgende om hun kilometers te registreren. Rapportages weer ergens anders.

Het rooster maakten twee medewerkers volledig handmatig. Zij zochten voor elke cliënt de juiste zorgverlener, hielden rekening met beschikbaarheid, contracturen en voorkeuren. En zodra het rooster stond, begon het echte werk: personeel wordt ziek, cliënten zeggen af, en dan volgden de belrondes.

Ondertussen wisten ouders en verwanten niet altijd wie er langs zou komen. Elke donderdag ging er handmatig een individuele e-mail naar iedere ouder met de planning voor de komende week. Elke week opnieuw.

"Het persoonlijke is waarom wij voor Softbear hebben gekozen."

- Charissa Croes - Van der Wal, mede-oprichter Starlight Care

Wat dit oplevert in de praktijk

Starlight Care heeft nu één plek waar alles samenkomt. Met Softbear Care werken zorgverleners, het management, de planner, HR én ouders nu in dezelfde omgeving.

• Van vijf systemen naar één centrale omgeving
• 6 FTE aan communicatie, handmatig plan- en administratief werk vrijgespeeld
• Planning in één druk op de knop met de AI-planner, ook bij wijzigingen
• Mail rondes zijn verdwenen — ouders zien de planning nu zelf in de app
• Rapportages, administratie, incidenten en kilometers op één plek
• Meer rust in het team en kortere lijnen met ouders en verwanten

"De vakantieplanning loopt als een jekko 😱 gaat veelste makkelijk dat ik het niet wil geloven 😂"

- Sirina, Zorgmanager bij Starlight Care

Een planning die zichzelf bijwerkt

Het grootste verschil zit in de planning. Waar twee mensen eerst dagen bezig waren om alles passend te krijgen, genereert de AI-planner het rooster nu met één druk op de knop. Beschikbaarheid, contracturen en de match tussen cliënt en zorgverlener zitten er al in.

En wat het handwerk echt overbodig maakt: bij een wijziging blijft het niet bij dat ene rooster. Meldt iemand zich ziek of zegt een cliënt af, dan pakt het systeem dat op en genereert het de planning opnieuw. Geen halve dag puzzelen, geen belrondes.

Ouders die het gewoon zelf kunnen zien

De wekelijkse donderdag mail is verleden tijd. Ouders en verwanten loggen zelf in via de web- of mobiele app en zien direct wie er komt om zorg te leveren. Verandert er iets, dan zien ze dat meteen.

Overleg over tijden en wijzigingen loopt via diezelfde app. Dat scheelt niet alleen mailwerk, het scheelt vooral onduidelijkheid: iedereen kijkt naar hetzelfde overzicht.

Alles op één plek

Voor de medewerkers is het schakelen gestopt. Rapportages, administratie, incidenten en kilometerregistratie zitten in één omgeving. Eén keer inloggen, één keer invoeren.

"Softbear Care heeft ons opgeleverd dat we meer rust hebben in ons team en rust voor medewerkers en rust voor cliënten."

- Rogier Croes, mede-oprichter Starlight Care

Er is nu meer rust in het team. Geen zoektocht meer naar het juiste systeem, geen lijstjes die naast elkaar bijgehouden moeten worden. Charissa en Rogier kunnen zich weer bezighouden met waar Starlight Care voor is opgericht: goede zorg voor kinderen en jongeren die dat nodig hebben.

Softbear Care is gebouwd voor kleinschalige zorgorganisaties die een menselijke benadering willen en ontzorgd willen worden in hun dagelijkse geworstel met losse systemen en Excel-lijstjes.

Benieuwd hoe wij dit aanpakken? Lees meer over Softbear Care.