Klantcase FFC Amsterdam

Een gym in volle groei

Bij Fighting Factory Carbin Amsterdam werken Robert Westmaas en Lucien Carbin dagelijks aan wat zij het liefst doen: vechters opleiden op het hoogste niveau. De gym groeit, de lessen zitten voller en steeds meer mensen willen trainen bij FFC.

Met die groei neemt ook de complexiteit toe. Meer leden, meer abonnementen, meer trainers en meer administratieve verplichtingen. Terwijl de lessen drukker worden, groeit de druk op ledenadministratie, betalingen en de professionele uitstraling van de website.

Nieuwe trainers worden aangenomen om aan de vraag te voldoen, maar het overzicht ontbreekt. Wie heeft betaald? Wie niet? Welke abonnementen lopen? En hoe zorg je ervoor dat iedereen op tijd wordt uitbetaald?

De administratieve last groeit langzaam uit tot een blokkade.

9.5

Softbear heeft een compleet op maat gemaakt systeem voor onze gym gebouwd. Wij zijn ernorm blij met het resultaat. Wat wij waarderen is dat zij graag met ons meedenken en ons echt helpen en adviseren bij onze business vraagstukken.

Robert Westmaas | Eigenaar

FFC Amsterdam

Wanneer training geven op #2 komt te staan

Robert staat aan het begin van een les. Een nieuw lid meldt zich voor een proefles. Het is niet duidelijk of die al betaald is. In het systeem is niets terug te vinden. De bezoeker zegt van wel. Robert laat hem toch meedoen, de les moet beginnen.

Na afloop is de leerling enthousiast en wil zich direct inschrijven. Daar is nu geen tijd voor. De website biedt geen duidelijk overzicht van lessen of abonnementen en werkt niet zoals zou moeten. Het verzoek is om de volgende keer eerder te komen.

Maar die volgende les begint alweer.

Wat als de gym weer centraal staat

Stel dat dat anders kan.

Stel dat betalingen automatisch verlopen. Dat incasso’s actief zijn, herinneringen automatisch worden verstuurd en wanbetaling geen handmatig probleem meer is. Stel dat de website duidelijk laat zien welke lessen er zijn en welke abonnementen daarbij horen. Dat proeflessen en personal training direct online geboekt kunnen worden.

Dan verschuift de aandacht. Van administratie naar ondernemen. Van brandjes blussen naar bouwen aan de gym.

Grip op leden, betalingen en planning

Met Softbear Sport werd die stap gezet.

Robert en Lucien werken nu met één centraal systeem voor ledenadministratie, betalingen en planning. Trainers hebben duidelijkheid over uren en lessen. Leden weten waar ze aan toe zijn en regelen alles zelf via de website en app.

De website is gekoppeld aan een contentmanagementsysteem waarin lessen, abonnementen en communicatie eenvoudig worden beheerd, zonder plugins die alles vertragen. Nieuwsbrieven worden rechtstreeks vanuit het systeem verstuurd.

In plaats van achteraf corrigeren, is er nu overzicht. In plaats van stress, rust. Robert kan weer doen waar hij goed in is: lesgeven, ondernemen en bouwen aan zijn vechtersfabriek.