Klantcase Tref Zeker Adviesgroep

Samenvatting

Tref Zeker Adviesgroep verving Excel en losse CRM-oplossingen door één flexibel systeem voor agents, proposities en administratie. Hierdoor werd schaalbare groei mogelijk, nam het aantal fouten af en werd ROI binnen 5 maanden gerealiseerd.

Een organisatie in volle groei

Tref Zeker Adviesgroep, opgericht door Robbie Damen, Maarten van der Klauw en Quinten van der Hum, helpt bedrijven met het verlagen van energiekosten via energiecontracten en batterij oplossingen.

Wat Tref Zeker uniek maakt, is dat zij het volledige proces uit handen nemen. Van advies tot uitvoering worden ondernemers volledig ontzorgd. Dankzij dit concept hielpen zij inmiddels meer dan 3.500 ondernemers.

Om deze groei te kunnen blijven dragen, zijn er meer partners, meer leveranciers, meer sales en steeds complexere processen nodig.

9.5

Het systeem heeft veel tijd en hoofdpijn bespaard. De automatisering zorgt voor eenvoudige uitbetalingen, controle van opdrachtgevers en inzicht in cashflow tot wel 6 maanden vooruit. Ik kan mij nu richten op nieuwe ideeën en groei in plaats van "brandjes blussen". De administratie die anders een groot probleem zou zijn, is nu gestroomlijnd.;

Robbie Damen | Eigenaar

Tref Zeker

Wanneer groei complexiteit wordt

Je staat aan de voorkant van je organisatie. Je ziet dat je groeit en dat je ondernemers écht helpt met je oplossingen. Tegelijkertijd merk je dat processen steeds lastiger te beheersen worden. Medewerkers en partners stellen steeds vaker complexe vragen en je bent tot laat bezig met het verwerken van administratie.

Dit gaat maanden zo door. Tot het moment waarop je je realiseert dat je nauwelijks nog bezig bent met de groei van je bedrijf. Je hebt klanten, er komen nieuwe leads binnen via je marketingkanalen, maar écht substantiële groei realiseren of nieuwe ideeën implementeren lukt niet meer.

Je voelt dat de organisatie complexer wordt. Niet alle processen lopen zoals ze zouden moeten, maar je kunt niet precies aanwijzen waar het misgaat. En hoe langer dat gevoel aanhoudt, hoe groter de administratieve druk wordt. Excel-bestanden groeien, uitzonderingen stapelen zich op en fouten ontstaan steeds vaker.

Ergens in de organisatie neemt de druk toe. Maandelijks moeten meer dan 600 sales worden verwerkt voor partners en agents. Leveranciers komen met nieuwe proposities voor uiteenlopende situaties. Agents, partners en personeel willen afwijkende afspraken.

Omdat je hen de ruimte wilt geven zich te bewijzen, houd je berekeningen, afspraken en werkzaamheden handmatig bij in Excel. Beetje bij beetje raak je achter. De administratie groeit, afspraken zijn steeds lastiger terug te vinden en tegen de tijd dat je het volledige probleem overziet, ervaar je vooral stress.

Dan stel je jezelf de vraag: “Waar staan we als we dit zo laten doorgaan?”

Tref Zeker realiseert zich dat dit niet langer zo door kan gaan.

Van reageren naar vooruitkijken

Maar stel dat Tref Zeker niet langer hoeft te zoeken naar afspraken. Dat berekeningen in één oogopslag duidelijk zijn. Dat facturatie en betalingen met één druk op de knop plaatsvinden.

Stel dat handmatige processen, zoals het invoeren van sales, EAN’s en stroom- en gasverbruik per sale, automatisch in het systeem terechtkomen. Dat sales automatisch wordt gecontroleerd aan de hand van leveranciersfacturen. Dat clawbacks en eindcontracten direct worden opgevolgd.

Stel dat Tref Zeker weer de vrijheid ervaart om ideeën in de praktijk te toetsen. Om terug te gaan naar waar ze goed in zijn: ondernemen.

Wat als sales, afspraken, uitbetalingen en administratie logisch samenkomen in één systeem? Wat als inzicht in cashflow en prestaties vooruitkijken mogelijk wordt, in plaats van achteraf corrigeren? Zodat Tref Zeker kan ingrijpen op het moment dat het het meeste oplevert.

Dan verschuift de rol van brandjesblusser naar ondernemer. Naar visionair. Naar leider van de organisatie. Niet meer achter de feiten aan lopen. Niet meer proposities en sales handmatig controleren. Niet pas in actie komen wanneer het pijn doet. Maar vooruitkijken.

Samen grip krijgen op het proces

Softbear stapt niet in als leverancier, maar als partner die onderdeel wordt van de organisatie.

Robbie, Maarten en Quinten hebben nu grip op groei. Problemen escaleren niet. Sales en leveranciers facturen worden automatisch gecontroleerd en correcties achteraf zijn nauwelijks nog nodig.

Tref Zeker werkt met één systeem waarin agents, proposities, dashboards en scoreboards samenkomen. Geen standaard CRM, maar een oplossing die meebeweegt met de unieke werkwijze van Tref Zeker.

Het systeem wordt modulair opgebouwd. Door regelmatige sparringsessies wordt per uitdaging één functionaliteit uitgewerkt in een klikbaar prototype. Pas wanneer dit aansluit op de praktijk, wordt het gebouwd. Hierdoor is vooraf duidelijk hoe het systeem functioneert, nog voordat er een lijn aan code wordt geschreven. Workflows worden getest, aangescherpt en afgestemd op de dagelijkse realiteit.

"Het systeem heeft veel tijd en hoofdpijn bespaard. De automatisering zorgt voor eenvoudige uitbetalingen, controle van opdrachtgevers en inzicht in cashflow tot wel 6 maanden vooruit."

- Robbie Damen