Embrace The Future
Een sector onder toenemende druk
In de jeugdzorg werken betrokken professionals elke dag onder hoge verwachtingen. Van jongeren, ouders, gemeenten en toezichthouders. Organisaties begeleiden steeds complexere zorgvragen, terwijl de druk op capaciteit en verantwoording blijft toenemen. Bestuurders krijgen rapportages over wachttijden, trajecten en bezetting. Teams werken hard om binnen die kaders de juiste zorg te leveren.
Tegelijkertijd is de praktijk versnipperd. Zorgprocessen lopen over meerdere systemen, gegevens worden dubbel ingevoerd en medewerkers besteden gemiddeld 38% van hun werktijd aan administratie. Volgens vakbond FNV blijft er door de berg aan registratie gemiddeld nog maar 19 minuten per week per cliënt over.
Kennis zit vaak bij een klein aantal mensen die het geheel overzien en met elke vertrekkende collega verdwijnt die ervaring. Het personeelsverloop in de jeugdzorg was de afgelopen jaren met 13,2% aanzienlijk hoger dan in de rest van de zorg. Dat maakt het werk kwetsbaar. Niet omdat mensen zich niet inzetten, maar omdat het overzicht ontbreekt over hoe processen daadwerkelijk verlopen.
Dit is de realiteit waarin jeugdzorgorganisaties vandaag opereren: met betrokken mensen, complexe verantwoordelijkheden en een systeem dat steeds meer vraagt.
Wanneer betrokkenheid niet meer genoeg is
Een jeugdige staat op een wachtlijst, vaak gemiddeld tien maanden. Niet omdat er geen zorg is, maar omdat het systeem vastloopt, bijvoorbeeld wanneer een hulpverlener na een kortdurend traject het hele administratieve ‘circus’ opnieuw moet doorlopen voor verlenging. In die wachttijd nemen de problemen bij jongeren en gezinnen vaak verder toe, waardoor uiteindelijk meer en zwaardere zorg nodig is.
Er zijn rapportages en dashboards. Ze meten uren, budgetten en bezetting, maar niet waar de zorg daadwerkelijk stagneert. Niet waar medewerkers structureel overbelast raken. Ergens in de organisatie neemt de druk toe: dossiers blijven liggen, besluiten worden uitgesteld, totdat het niet meer op te vangen is. Tegen de tijd dat de cijfers dit laten zien, is het geen proces probleem meer. Dan is het ziekteverzuim. Dan escaleert de zorgvraag.
In Nederland krijgt 1 op de 9 jongeren jeugdhulp. In 2023 waren dat 474.000 jeugdigen. Slechts 20% van hen heeft aantoonbaar baat bij het traject, en ongeveer een kwart van de trajecten betreft zelfs herhaalde zorg. Toch gebeurt dit elk jaar opnieuw, in organisaties die het beste voorhebben met cliënten én medewerkers.
Escalatie in de zorg is zelden plotseling. Ze is stil. En tegen de tijd dat ze zichtbaar wordt, heeft ze al mensen gekost.
Inzicht als voorwaarde om bij te sturen
Stel dat bestuurders niet langer achteraf hoeven te verklaren wat er misging, maar vooraf kunnen zien waar druk ontstaat voordat dossiers blijven liggen, voordat medewerkers uitvallen, voordat duizenden jongeren langer wachten dan verantwoord is. Stel dat processen zichtbaar maken wat nu verborgen blijft. Waar zorg vastloopt. Waar capaciteit verkeerd wordt ingezet. Waar kleine vertragingen zich ontwikkelen tot structurele problemen.
Dan verschuift de rol van sturen naar bijsturen. Van reageren op escalatie naar ingrijpen op het moment dat het nog kan.
Dat opent ruimte. Voor kortere wachttijden. Voor effectievere trajecten. Voor medewerkers die weten waar hun tijd het meeste verschil maakt.
Niet meer gokken op gevoel, maar beslissen op inzicht. Niet pas handelen als het pijn doet, maar op het moment dat het nog het meeste oplevert.
Samenhang brengen in mens, proces en informatie
Softbear stapte niet in als leverancier, maar als partner die onderdeel is van de organisatie.
Samen met Embrace The Future werd één samenhangend systeem opgebouwd waarin cliënt dossiers, incidenten, planning, HR, administratie, financiën en inzichten, taken, en sturing samenkomen. Geen standaardoplossing, maar een werkwijze die is afgestemd specifiek op de jeugdzorg. Een oplossing waar Embrace The Future daadwerkelijk baat bij heeft, en een systeem dat meegroeit met de organisatie.
Door nauwe samenwerking en korte lijnen werd elke stap eerst uitgewerkt in klikbare prototypes. Functionaliteiten werden samen getoetst aan de praktijk en pas gebouwd wanneer ze echt aansloten. Wij onderzoeken de behoeften van (jeugd)zorginstellingen, spreken met zorgondernemers en passen deze inzichten toe in het systeem. Met de daadwerkelijke behoefte van Embrace The Future en de behoefte van de jeugdzorg hebben wij een systeem ontwikkeld dat echt een impact maakt op de jeugdzorg. Een systeem dat organisaties in staat stelt te acteren nog voordat problemen kunnen escaleren.
Processen worden nu gevolgd terwijl ze lopen. Planning, inzet van mensen en administratieve verplichtingen zijn inzichtelijk en beheersbaar. Niet achteraf corrigeren, maar tijdig bijsturen.
"Dit werkt echt heel goed. We hebben nu overzicht, rust en kunnen eindelijk vooruitkijken in plaats van achteraf oplossen."
- Embrace The Future
Wat dit oplevert in de praktijk
De automatisering bracht rust, overzicht en ruimte om te sturen. Embrace The Future heeft grip op de organisatie, kan transparanter communiceren en ziet in één oogopslag hoe gezond de organisatie is.
- Sterk verminderde administratieve druk
- 5 FTE aan administratieve capaciteit vrijgespeeld
- Inzicht om prognoses te maken en vooruit te sturen
- Transparantere communicatie richting ouders en voogden
- In één oogopslag zicht op de organisatorische gezondheid
Softbear heeft ons veel tijd en hoofdpijn bespaard. Het vriendschappelijke, bijna familiaire blijft me bij. Het scheelt mij 3 arbeidskrachten. Zonder Softbear had ik die mensen nooit kunnen missen.
Ben jij dit ook?
Herken je deze situatie in jouw organisatie?
Plan een kennismakingsafspraak en ontdek of onze aanpak bij jullie past.
Gerelateerde cases
Ontdek meer inzichten over technologie en bedrijfsprocessen
Klaar voor meer grip op groei?
Plan direct een gesprek en we laten je zien waar je tijd, rust en groei terugwint.